Hvordan skrive en forretningsreise for den moderne ansatte

Dagens årtusener er morgendagens bedriftsledere og blir raskt verdens mest hyppige forretningsreisende. I 2020 vil de stå for nesten halvparten av de globale utgiftene til forretningsreiser, og rundt 60 prosent av dem vil sannsynligvis bo i Asia. Denne aldersgruppen - mennesker født fra 1980 til 2000 - vil utgjøre tre fjerdedeler av verdens arbeidskraft innen 2025.

For bedriftsledere og administratorer krever dette en endring i selskapenes reisepolitikk. Gårsdagens arbeidsstokk har tross alt forskjellige reiseprioriteter fra moderne forretningsreisende. Den moderne forretningsreisende tilhører en generasjon kjent for sin digitale savviness og preferanse for opplevelse fremfor prestisje.

Men hvorfor må et selskap justere selskapets reisepolitikk for å oppfylle de ansattes forventninger?

Det er flere fordeler ved å møte ansatte halvveis:

  • Samsvar. En studie av 2565 forretningsreisende i Kina, India, Indonesia, Japan og Singapore avslørte at minst 35 prosent av de som er underlagt selskapets reisepolitikk ikke alltid overholder dem. Å tilpasse en forretningsreise til de ansattes behov og tilby mer fleksibilitet kan øke samsvaret.
  • Ansattes tilfredshet. Sammenlignet med arbeidsgivere i andre regioner, opplever de i Asia vanskeligere for å tiltrekke og beholde talent, ifølge en studie av WillisTowersWatson. En måte å holde ansatte fornøyde er å vise at du hører deres forretningsreise og er villig til å adressere dem - selvfølgelig i grunn.
  • Forbedret ytelse. Forretningsreisende representerer selskapet ditt i utlandet, så de må være på sin beste ytelse i løpet av turen. Tilstrekkelig forberedelse, hvile og motivasjon påvirker de ansattes ytelse og produktivitet under forretningsreiser. Å gi forretningsreisende sjansen til å velge et hotell i nærheten av et konferansesenter, for eksempel, kan hjelpe dem med å maksimere tiden sin på arrangementet og til og med møte potensielle kunder på kvelden uten å tømme energi.

Enten du er en del av en SMB eller en MNC, er det en sjanse for at bedriftens reisepolitikk er laget for forretningsreisende på skolen. Det er på tide å tilpasse den til dagens arbeidskraft og morgendagens ledere.

På den annen side har du kanskje ikke opprettet en policy ennå, og er ikke sikker på hvordan du oppretter en forretningsreise for moderne forretningsreisende.

Uansett vil følgende retningslinjer hjelpe deg med å skrive en forretningsreise for den moderne ansatte.

Retningslinjer for å lage en moderne forretningsreise

1. Vurder bedriftens nåværende forretningsreise.

Hvor ofte sender du ansatte utenlands, hvor mye bruker du per tur, og hva oppnår disse reiser?

Enda viktigere - hvilke problemer og klager har dine ansatte ofte når de reiser på forretningsreise? Her er en: du kan synes det er vanskelig å følge med på reisendes oppholdssted i løpet av turen. Eller kanskje kan du forbedre koordineringen mellom kontoret og den reisende når flyreiser blir forsinket. Kanskje transportkostnadene dine fortsetter å overstige budsjettet fordi du alltid bestiller refunderbare billetter, selv om bare en liten prosentandel av turene dine blir planlagt eller kansellert.

For å finne ut av det, må du samle bedriftens forretningsdata og identifisere trender. Vurdere praksis som fungerer og de som ikke gjør det.

2. Identifiser bedriftens forretningsmål.

Hva søker du å oppnå med hver tur? Rettferdiggjør resultatene tid og kostnader for å reise?

Når du skriver eller reviderer bedriftens reisepolitikk, må du sørge for at den hjelper deg å oppnå bedriftens mål. Det er lurt å snakke med ansatte - spesielt nyere og yngre - for å finne ut om de forstår det større bildet av hvordan forretningsreiser bidrar til selskapet.

Identifiser hva du mest vil oppnå ved å lage retningslinjene. Er for eksempel din høyeste prioritet å spare penger? Er det å tilby ansatte mer fleksibilitet når de reiser? La prioriteringer - selskapets og de reisende - lede retningslinjene dine.

3. Bestem hvor fleksibel du vil være.

Hvor mye spillerom vil du gi ansatte? For eksempel kan du gi dem frihet til å velge fly og overnatting så lenge de holder seg innenfor budsjettet. Du kan spesifisere partnerflyselskaper og hoteller, og la ansatte velge mellom disse.

Husk at asiatiske forretningsreisende er dobbelt så sannsynlige som deres europeiske kolleger å inkludere helger når de bestiller reisedatoer, ifølge McKinsey. Denne trenden kalles ‘bleisure’ reiser, eller utvide forretningsreiser for fritid. Hvis du tillater dette - noe du sannsynligvis bør gjøre hvis du skriver en forretningsreise for moderne reisende - kan du bruke policyen til å trekke en klar linje mellom selskapets og ansattens ansvarsområde.

4. Alternativer for måling.

Hvis reisepraksisen din for tiden begrenser ansatte til hotell, kan du vurdere alternativer som Airbnb. Når det er sagt, må du måle fordeler og ulemper ved bruk av delte tjenester. Disse inkluderer kostnader, bekvemmelighet og sikkerhet.

Hvis du har ansatte som foretrekker å bruke delte tjenester når de reiser for virksomhet, kan du spørre dem om deres erfaringer - både de positive og negative aspektene.

5. Bestem hvordan du vil håndheve policyen.

Vil forretningsreiser administreres av et eksternt byrå eller av ditt eget administrative team? Hvis førstnevnte, bør du sjekke om du har nok budsjett, da eksterne pakker for reiseadministrasjon typisk kommer store selskaper mer enn SMBer til gode. Hvis sistnevnte, finn ut hvor mye båndbredde admin eller HR-teamet ditt har for å håndtere reisearrangementer.

På den annen side bruker flere selskaper i dag digitale verktøy for å automatisk håndheve retningslinjene sine - slik at du kan sjekke om det også fungerer for deg. Dette gjøres vanligvis ved å laste opp retningslinjene til en app eller et styringssystem, som også håndterer bestillinger og andre reisearrangementer og implementerer kontroll for å overholde retningslinjene. Digitale verktøy fungerer også bra for små selskaper, som vanligvis stoler på at de ansatte bestiller sine egne flyreiser og overnatting.

Test enkelt eller kompleksiteten ved å håndheve retningslinjene også. Ikke gjør det for komplisert hvis du vil at ansatte skal overholde.

6. Tenk på publikum når du skriver og formaterer policyen.

Det trenger ikke å være et tekstdokument som er skrevet på et veldig formelt språk. Målet ditt er tross alt at ansatte skal lese og forstå policyen. Hvem vil lese et dokument uten hvitt mellomrom, og det høres ikke ut som det ble skrevet for mennesker?

Gjør bedriftens reisepolitikk lett å huske ved å holde den kort og enkel. For best resultat, bruk tydelig, greit og spesifikt språk. Bruk bilder, diagrammer og diagrammer om nødvendig. Forsikre deg om at underoverskrifter er tydelig formatert, så det vil være enkelt for ansatte å henvise til dem når det er nødvendig.

Når du har fulgt retningslinjene ovenfor, er det på tide å skrive (eller revidere) retningslinjene.

Hva du skal inkludere i en forretningsreise for moderne reisende

Introduksjon

  • Hvordan forretningsreiser tilfører verdi til selskapet ditt (f.eks. Gir det inn X prosent av avtaler eller genererer X antall potensielle kunder i løpet av et år)
  • Hva du vil oppnå med den nye reisepolitikken (f.eks. Redusere reisekostnadene eller øke bekvemmeligheten under reisen)
  • Hva policyen inneholder (gi også en innholdsfortegnelse)

Bestillingsprosedyrer

Disse vil avhenge av om reisearrangementene dine administreres eksternt eller internt, eller automatisk håndheves gjennom en online plattform.

  • Hvem vil bestille fly og overnatting
  • Siste bestillingsperiode (f.eks. Minst to uker før turen)
    eventuelle foretrukne flyselskaper og hoteller

utgifter

Forklar reisebudsjettet, samt refusjonsprosedyren. Identifiser typer utgifter som kvalifiserer for refusjon, og hvilke typer som ikke gjør det.

  • Hvilke kategorier av utgifter kan kreves?
  • Hva er budsjettet for å spise sammen med potensielle kunder i løpet av turen?
    Bør ansatte bestille fly og overnatting ved hjelp av selskapets kort, eller sitt eget? Hvis deres egne, når vil de bli refundert?
  • Hvem skal godkjenne utgiftene? (Helst bør dette være en enkel prosess som er tilordnet en enkelt godkjenner, som en avdelingsleder)

Arbeidsoppgaver

Forklar hva reiseforsikringen din gjør og ikke dekker. La forretningsreisende vite hvilken medisinsk dekning og hjelp de kan forvente i tilfelle sykdom eller ulykke. Forklar hva de trenger å gjøre i tilfelle en nødsituasjon.

Forklar hva selskapet, så vel som den ansatte, har ansvar og ansvarlighet for. Dette vil bidra til å avklare potensielle gråsoner, spesielt i situasjoner som:

  • Når en ansatt forlenger turen på fritiden
  • Hvis forretningsreisende savner en flytur gjennom sin egen feil

rapportering

Hva er minimumsbeløpet som krever kvittering? Må ansatte overlate hver eneste kvittering når de kommer tilbake, eller kan de laste opp kvitteringene sine via en app eller online plattform?

Hvis du oppretter en forretningsreise for moderne reisende - dvs. millennials - er digital rapportering den beste veien å gå. Noen land, som Singapore, oppfordrer til og med å oppbevare kildedokumenter i elektronisk form.

Tilbake til det større bildet

Husk å huske det store bildet i tankene, selv om du går inn i detaljene i selskapets reisepolitikk. Det inkluderer de overordnede forretningsmålene og de ansattes langsiktige trivsel.

Kjenn publikum, gjør undersøkelser og lag en forretningsreise som gagner forretningsreisende. Når alt kommer til alt, gjør en lykkelig, produktiv forretningsreisende en god bedriftsambassadør.

I en begrenset periode lar vi tidlige brukere teste ut Travelstop gratis. Kom og gi den en virvel, og se hvordan det endrer forretningsreiselivet ditt fullstendig.