Hvordan ser arbeidsflytlederen til en forretningsreiser ut?

Forenkle arbeidsflyten for forretningsadministrasjon med Travelstop.

Enten du er reiseleder eller HR-ansatt som har til oppgave å bestille fly og hotell og planlegge ansatte reiseruter, kan det å administrere teamets forretningsreiser raskt bli til kaos.

Det er så mange ting å følge med på, inkludert, men på ingen måte begrenset til, foretrukne flyselskaper og hotell, personal- og klientmåltider, reiseforsikring, motstridende tidsplaner, kanselleringer, hundrevis av e-poster og tekster og forhandlinger med forskjellige leverandører.

For ikke å nevne at det alltid vil være den skjøre balansegangen for å sikre at ansatte holder seg trygge og komfortable mens de er på veien og holder bedriftens reisekostnader nede. Det er ingen overraskelse at reiselederne i dag ofte befinner seg strukket tynn over en rekke ansvarsområder.

Selvfølgelig er det alltid muligheten til å outsourcing til et reiseadministrasjonsselskap (TMC) - noe de fleste store multinasjonale selskaper gjør. Men TMC-er har også sine egne problemer: høye priser som kan være uoverkommelige for SMB-er, kundeserviceproblemer og mindre kontroll over organisasjonens reisesystemer.

Bedriftsreiser til redning

Heldigvis har bruk av verktøy for administrasjon av internett og forretningsreiser gitt selskapets reiseledere et bredt spekter av løsninger som lar dem skifte oppmerksomhet fra taktisk til strategisk. Disse verktøyene frigjør tid til å fokusere på mer presserende saker og få mer kritisk arbeid.

Hvorfor hver virksomhetsleder trenger en arbeidsflyt

Men det er en fangst. Effektiviteten av en løsning for bedriftsreiserledelse avhenger av hvor godt forretningsreiseledere kan organisere oppgaver og prioriteringer. Hvis du ikke har en kjerne arbeidsflyt som gjør at du kan være produktiv, vil bruk av en hvilken som helst bedriftsreiser-løsning trolig bare komplisere arbeidet ditt i stedet for å forenkle det.

Med andre ord, alle forretningsreiser trenger en solid arbeidsflyt før de tar i bruk noen form for plattform for reiseledelse. Her er en rask titt på hva du trenger for å utvikle din egen arbeidsflyt.

Kunnskap om organisasjonens prioriteringer og ansattes preferanser

Når du samler inn og analyserer nok data, vil du etter hvert forstå hva slags forretningsreiserproblemer selskapet trenger å løse. Herfra blir det lettere å identifisere både organisasjonens prioriteringer og ansattes preferanser. Disse vil til syvende og sist avhenge av dine spesifikke forretningsreiserproblemer, størrelsen på selskapet og tilgjengelige ressurser, og mengden forretningsreiser som blir gjort på årsbasis, blant annet.

For organisasjoner
Som personen som har til oppgave å administrere reiser i organisasjonen din, vet du hva selskapet søker å oppnå ved å sende ansatte ut på veien? Hvis ikke, snakk med lederskapet ditt om målene, milepælene og målene der ledelse av forretningsreiser spiller en nøkkelrolle.

For å si det enkelt, å ta organisasjonens perspektiv på ledelse av forretningsreiser krever en forståelse av hvordan reise forbedrer virksomheten som helhet. Denne kunnskapen vil hjelpe deg å ta informerte beslutninger om reiseledelse.

For ansatte
Gå tilbake til å samle og analysere data, men fokuser denne gangen på reisevanene og preferansene til ansatte. Hvor mange ansatte reiser med fly, og av det antallet, hvor mange er villige til å fly på en lavprisselskap? Hvor mange hotellrom bestilles hvert år? Hvor foretrekker ansatte å bo på hyppige destinasjoner? Hvordan foretrekker de å spore sine reisekostnader?

Når du kjenner til disse tingene, er det lettere å holde hyppige reisende i bedriften komfortable og trygge på veien. Jo lykkeligere de er når de er på forretningsreise, desto mindre sannsynlig kommer de til deg for avbestillinger og klager i siste øyeblikk, noe som betyr mindre penger brukt og færre hendelsesrapporter sendt inn.

Hvordan Travelstop kan hjelpe: Reiseledere som trenger et system for å konsolidere og spore medarbeiderinformasjon, kan bruke en reiseledelsesløsning som Travelstop for å huske medarbeiderinformasjon som navn, passnummer og personlige preferanser blant andre, samt få synlighet på hvem som er reiser til hvilken destinasjon, og sikrer rask kommunikasjon i tilfelle nødsituasjoner og andre hendelser. Dette lar reiseledere booke transport og hotell for ansatte på få minutter, noe som sparer tid mens du fortsatt har full kontroll over alles forretningsreiser.
I motsetning til dette, ville et manuelt system ha reiseledere til å sende e-post eller sms ansatte frem og tilbake, lappe dem med reisebyråer for hver bestilling, og måtte sende e-post til ansatte og agenter turinformasjon.

En policy eller et system for overvåking av reiseutgifter

Noen ansatte vil fortelle deg at de har det bra å betale på forhånd for sine egne forretningsreiser, noe som kan virke praktisk til å begynne med, men raskt kan bli rotete. Som en forretningsreisesjef er det tryggere oppsettet å håndtere alt, inkludert betaling til dine foretrukne leverandører, på deres vegne, enten det er å betale forhåndsbetaling med firmakredittkortet eller med månedlige fakturaer.

Men mange ansatte krever også fleksibilitet i sine reiser. Og la oss innse det, de er enten uvitende om alle vedtektene til policyen din eller vil sannsynligvis ende med å gjøre noen småfeil i fremtiden. Og hva hvis de bestiller en flyreise eller et hotell som er utenfor selskapets reisepolitikk?

Slik kan Travelstop hjelpe: Du kan bruke et verktøy som Travelstop til å sette opp en reisepolicy som automatisk vil flagge fly- eller hotellbestillinger som er utenfor grensene for policyen du har på plass. Verktøyet vårt lar deg angi retningslinjene dine basert på regler som:
Forhåndsbestilling: Antall dager de ansatte må bestille fly og hotell på forhånd
Klasse: Standardhytter eller ansatte i hotellklassen kan bestille
Budsjett: Tildele budsjetter for fly- og hotellbookinger
Dette oppsettet gir ansatte autonomi til å foreta bookinger basert på deres preferanser og belaste reisekostnadene til selskapet (forutsatt at de holder seg innenfor policyen). Og fra et styringsperspektiv gir et verktøy som Travelstop deg bekvemmeligheten av å betale en enkelt faktura til en leverandør hver måned, noe som resulterer i bedre overholdelse, mer besparelser og mer datainnsikt fra å ha de ansattes reisedata i en pakke.

Andre måter reiseledere kan bruke Travelstop på

Selv om det er flere andre ting som går inn i arbeidsflyten til en forretningsreisesjef, vil elementene som er nevnt ovenfor, uten tvil utgjøre hoveddelen av arbeidsmengden din. Når du har lagt ned arbeidsflyten med grunnleggende pat, kan du se på hvordan en reiseadministrasjonsplattform som Travelstop kan brukes til å støtte prosessene dine gjennom:

  • Datadrevet innsikt
  • Sikt i sanntid av de ansattes oppholdssted
  • Enkelt leverandørbetalinger
  • Automatiserte utgiftsrapporter
  • Fleksibel budsjettering
  • Intuitive selvbetjeningssystemer

Husk at når du vet hva arbeidsflytbehovet ditt er, blir det lettere å finne ut hvordan du best kan bruke et verktøy som Travelstop og bli en mer effektiv og effektiv reiseleder.

Opprinnelig publisert på blog.travelstop.com 18. januar 2019.