Tilstanden for forretningsreiser i Asia

Små og mellomstore bedrifter taper stor tid

I følge Asia-Pacific Economic Corporation (APEC) utgjør små og mellomstore bedrifter (SME) mer enn 97 prosent av alle foretak i APEC-land. Samtidig er denne regionen også det største forretningsreisemarkedet i verden, og utgjør 40 prosent av verdensomspennende forretningsreiser.

Til tross for dette er de fleste alternativene for å styre forretningsreiser her designet med store selskaper i tankene, og etterlater små bedrifter - ryggraden i økonomien vår! - ute i kulda. La oss se på hvorfor de nåværende alternativene bare ikke kutter det.

1. For kostbart for små bedrifter

For å håndtere forretningsreiser vil mange selskaper velge å samarbeide med forretningsreisebyråer.

Ulempen med å jobbe med forretningsreisebyråer er at de administrerer alle dine ansattes reisebehov fra ende til annen. Alt du trenger å gjøre er å fortelle dem når og hvor dine ansatte trenger å være, og de vil benytte seg av ressursene og forbindelsene sine for å få det til. Ganske rett fram.

Enda viktigere er at gode bedriftsreisebyråer også er i stand til å forhandle ytterligere fordeler på firmaets vegne, som kan inkludere rabatterte priser.

Dessverre er det lite sannsynlig at SMB-er vil kunne glede seg over disse fordelene, fordi de rett og slett ikke er store nok - og dermed mangler forhandlingsstyrke - til å forhandle om bedre priser.

Det motsatte kan faktisk være sant. Bedriftsreisebyråer er ansvarlige overfor deres nettverk av leverandører, noe som kan føre til at de velger dyrere reisealternativer for å oppfylle avtalte krav.

For ikke å snakke om bestillings- og administrasjonsgebyr som noen agenter legger til i blandingen, også!

På slutten av dagen kan små og mellomstore bedrifter finne seg selv i å avskalde enda mer penger enn de måtte ha hvis de hadde gjort bookingen selv.

Selv når selskapet velger å administrere alle forretningsreiser bestillinger selv, kan de ende opp med andre uventede kostnader. Dette er en situasjon som Joanna Nagalinggam Low, som tar ledelsen i administrative saker hos iPrice Group, er kjent med.

"På sammenligningssider med flybilletter er ofte ikke kostnadene du ser det du får," forklarer hun, og viser til ytterligere diverse og behandlingskostnader som bare vises når en bruker kommer til kassen.

Mange flyselskaper, legger hun til, er heller ikke inkludert i sammenligningen, noe som betyr at alternativene som tilbys kanskje ikke er de beste og heller ikke de billigste.

"Vi må også håndtere forespørsler i siste øyeblikk fra ansatte som trenger å reise raskt, noe som vil føre til at dyrere bookinger blir gjort," sier Joanna. Ansatte fra iPrice Groups salgs- og markedsføringsteam reiser gjennomsnittlig en eller to ganger i måneden.

Tilsvarende har andre verktøy for styring av forretningsreiser, som American Express Global Business Travel og BCD Travel, en mengde avgifter - for eksempel oppsetningsavgift, avgifter for ombordstigning og abonnement - som setter dem godt utenfor rekkevidden for små bedrifter.

2. For ufleksibel for tusenårsreisende

Forretningsreisende på gamle skolen bryr seg ikke så mye om hvor de bor, eller hvordan de kommer dit. Så lenge alt er behagelig og betalt for, vil de med glede tillate selskapet å gjøre alle ordningene.

Ikke slik for den tusenårsreisende. For dem er det like viktig å ha fleksibilitet og autonomi til å lage hele opplevelsen for seg selv. Dette inkluderer å velge sine egne flytider, plukke en Airbnb-leilighet i stedet for et hotell, og sykle Uber i stedet for de lokale drosjene.

Ifølge en studie utført av McKinsey, er det asiatisk forretningsreisende for eksempel nesten dobbelt så sannsynlig å utvide forretningsreiser til å omfatte helgen - noe som gir opphav til uttrykket "bleisure travel."

Dessverre er dette kontrollnivået kvalt hvis bedriftens reisebyråer er involvert. Begrenset av et nettverk av leverandører, vil de ansatte i beste fall kunne velge fra en forhåndsgodkjent liste over leverandører og flyreiser, og stjele de morsomme bitene med forretningsreiser fra dem.

Synd, siden tusenvis av forretningsreisende mer enn gjerne flyr lavprisselskaper og sparer selskapet litt penger - et alternativ som sannsynligvis ikke ville være mulig med en agent.

3. For mye administrativt arbeid involvert for teamet

For små bedrifter gir det ikke mening å ansette noen til å håndtere forretningsreiser saker på heltid. I stedet har økonomi- eller personalgruppene en tendens til å ta dette ansvaret.

Imidlertid reiser selskapets ansatte ofte, kan dette ansvaret raskt utvide seg og ta opp en stor del av det respektive teamets arbeidstid.

Dette er tilfelle selv når selskaper prøver å laste ned noe av det administrative arbeidet til reisebyråer.

Hvorfor? De fleste reisebyråer er fortsatt avhengige av relativt foreldede kommunikasjonsmidler, ifølge en talsperson fra Carousells team.

Gitt deres nåværende ekspansjonsgrad, reiser Carousells ansatte ganske ofte. "Hver heltidsutleie med base på våre internasjonale kontorer vil fly til Singapore for å ta seg ombord, og også vår årlige selskapstrekk, One Carousell," forklarer Carousells talsperson.

Hver gang de reiser søker de ansatte etter sine foretrukne flyreiser og sender dem til et reisebyrå for bestilling.

"Selv om de hjelper oss med våre bestillinger, vil det viktigste verktøyet for kommunikasjon være WhatsApp og e-post," sier Carousells talsperson. Denne prosessen blir rotete veldig raskt, legger han til, og resulterer i lange e-posttråder.

På samme måte sporer Oddles menneskelige ressurser (HR) team all data og informasjon relatert til forretningsreiser gjennom et Microsoft Excel-regneark, som de må oppdatere konsekvent.

Oddles ansatte reiser på månedlig basis, og HR-teamet foretar alle sine flybookinger for dem. Krav om transport og andre utgifter vil imidlertid bli utført av de ansatte selv, sier Oddles assistent HR-sjef Chelsea Nguyen.

"Siden alt gjøres manuelt, er det ganske tidkrevende," sier hun.

Ofte må teamet som har ansvar for å håndtere forretningsreiser, også kjempe med ufullstendige utgiftsdata. Ansatte kan bruke sine personlige kredittkort for å betale for forretningsutgifter - for å samle poeng og miles - eller gå glipp av visse kostnader når de skynder seg gjennom utgiftsformene.

Disse problemene er en stor tid suge for lag som har hundre andre ting å administrere. Verre er det, det kan til og med føre virksomheten til overholdelsesrisiko.

Alternativet? Ikke ideelt

I sum er det klart at forretningsreiser kan bli et stort avløp av tid og ressurser for SMB, som allerede er begrenset på disse frontene. Til tross for dette hjelper ikke dagens verktøy og løsninger for å håndtere forretningsreiser, og de ender opp med å ikke bruke noen av dem i det hele tatt.

Resultatet? SMB-ansatte overlater å håndtere sine egne forretningsreisesaker - en policy som ofte kalles "ikke-administrert" forretningsreiser. Dette betyr en ekstra belastning på platene, noe som kan føre til at hele produktiviteten svekkes.

I slike tilfeller forverres den allerede begrensede synligheten for reiseutgifter ytterligere, og kan gjøre økonomisteamets arbeid enda hardere enn før.

Ustyrt eller på annen måte kan det ikke se ut som SMBer å vinne når det gjelder forretningsreiser.

Det er helt klart et behov for en forretningsreise-løsning som serverer de mindre aktørene: en som holder kostnadene lave, gir en grad av fleksibilitet for forretningsreisende og samler alle data og utgifter i et enkelt, brukervennlig grensesnitt for administratorer å behandle .

På Travelstop vurderer vi hvordan forretningsreiser skal se ut. Registrer deg for å bli varslet når vi starter.