Måle bedriftens reiseprograms effektivitet

Travelstop - Mål bedriftens reiseprograms effektivitet med disse KPI-er og beregninger

Mål bedriftens reiseprograms effektivitet med disse KPI-er og beregninger.

Det kan være tøft å lage et bedrifts reiseprogram og policy. Så hvis du allerede har en på plass, gratulerer!

Nå kommer den tøffe delen - å sjekke om den faktisk fungerer. Med det mener vi å forstå om bedriftens reiseprogram hjelper deg med å nå dine forretningsmessige mål. Og like viktig, uansett om det fungerer for dine ansatte eller ikke.

Når alt kommer til alt, sier reisende over Asia Pacific at kvaliteten på reiseopplevelsen deres har en direkte innvirkning på forretningsresultatene de oppnår mens de er i utlandet. Det betyr at du bør ha et evaluerings- og målesystem for å spore effektiviteten til bedriftens reiser og policyer.

Suksess for bedriftens reiseprogram: KPIer og beregninger

En 2012-guide laget for Global Travel Business Association (GBTA) anbefaler at selskaper identifiserer både viktige resultatindikatorer (KPI) og viktige beregninger når de administrerer og måler bedriftsreiser.

KPI-er foreskriver hvordan et reiselivsprogram skal være; beregninger beskriver bare slik det er. Man kan påvirke en KPI, mens beregninger først defineres etter faktum. Begge jobber imidlertid sammen for å gi deg et klart bilde av effektiviteten til bedriftens reiseprogram og policy.

Forfatterne av GBTA-guiden identifiserte viktige bedriftsreiserkategorier som er vanlige i mange virksomheter:

  • Bruk og sparing
  • Reisendes atferd og policy
  • leverandører
  • Prosess
  • Reisendes sikkerhet
  • Samfunnsansvar
  • Datakvalitet

Når du ser på listen over, vil du kanskje innse at virksomheten din prioriterer noen kategorier over resten. Det er å forvente.

For eksempel kan du prioritere "bruk og sparing", "samfunnsansvar" og "datakvalitet". Hvis det er dine KPI-er, vil du administrere bedriftens reiseprogram på en måte øke politikkoverholdelsen, minimere karbonavtrykket og forbedre datarapporteringen.

Forfatterne av GBTA-guiden utviklet deretter KPI-er for hver enkelt reisekategori. De vurderte hver KPI som enten enkel eller kompleks og vektet den basert på sannsynligheten for at et selskap ville behandle det som enten høyere eller lavere prioritet.

La oss se på noen av disse KPI-ene mer detaljert, og identifiser beregningene som hjelper deg å måle fremgangen din mot dem.

Bestillingssynlighet (under Sparing og Sparing)

Dette KPI uttrykkes som prosentandelen av reisekostnadene som er bestilt gjennom godkjente kanaler. Avhengig av bedriftens reisepolitikk, kan bookingen gjøres gjennom et reiseadministrasjonsselskap eller gjennom en spesifikk bestillingsplattform.

Ideelt sett bør alle bedriftens reisebestillinger - som hotellrom og reisebilletter - gjøres gjennom godkjente kanaler.

Synlighetsaspektet av denne KPI refererer til bestillingsdata selskapet innhenter. Når reisebestillinger gjøres gjennom godkjente kanaler, er det enkelt å få tilgang til dataene, da disse vil bli levert enten av administrasjonsselskapet eller bookingplattformen.

Når reisende bruker kanaler utenfor selskapets reisepolitikk, har data imidlertid en tendens til å gå seg vill eller bli rapportert.

Relevante beregninger:

  • Bestillingsbruk
  • Gjennomsnittlig antall bestillinger per måned og per kvartal
  • Antall bestillinger gjort gjennom godkjent kanal
  • Endring fra måned til måned i bestillinger gjort gjennom godkjente kanaler

Non Avvik fra hytta (under oppførsel og policy)

Denne KPI måler manglende overholdelse i stedet for etterlevelse. Førstnevnte hjelper til med å svare på spørsmål som: "I hvilken grad bryter reisende våre retningslinjer for hytta?"

Ved å påvirke denne KPI for bedriftsreiser kan du spare penger på flybillett. For eksempel kan du tillate bare hytter i økonomiklasse, eller tillate bestilling av forretningsklassehytter bare for flyreiser som tar åtte timer eller færre.

For å komme til en prosentvis manglende overholdelse, del beløpet som er brukt på hyttebestillinger som ikke er i samsvar med det totale beløpet som er brukt på alle hyttebestillinger.

Relevante beregninger:

  • Totalforbruk på hytter utenfor reisepolitikken
  • Totalforbruk på hytter innenfor reisepolitikken
  • Gjennomsnittlig billettpris
  • Endring fra måned til måned i overholdelse av hytter og manglende overholdelse

Tilfredshet fra reisende (under leverandører)

Dette er ganske mye selvforklarende. Hvor fornøyde er forretningsreisende med verken det administrerte reiseprogrammet eller selvbookingsverktøyet ditt?

For å beregne din reisetilfredshetsgrad, del den gjennomsnittlige vurderingen som forretningsreisende har gitt med den høyeste potensielle vurderingen. Du kan samle disse dataene ved å gjennomføre en undersøkelse etter hver tur.

Relevante beregninger:

  • Reisens utmattelsesgrad
  • Utnyttelsesgrad for bestillingsverktøy

Refusjonsdager (under prosess)

Det er aldri en god idé å holde ansatte som venter på refusjon av selskapets reiser. Hvor mange dager går det fra den reisende sender inn en utgiftsrapport til det tidspunktet han eller hun blir refundert?

Beregn gjennomsnittlig antall dager, og mål for kortere tidsperioder.

Relevante beregninger:

  • Lengste refusjonstid
  • Korteste refusjonstid
  • Refusjonstid per avdeling
  • Gjennomsnittlig antall dager for refusjon dette kvartalet sammenlignet med forrige kvartal

Profilgjennomføring (under Reisendes sikkerhet)

Bedrifter må ha som mål å ha komplette profiler for alle forretningsreisende. Dette inkluderer blant annet en aktuell adresse og nødkontaktinformasjon.

For hver profil kan du identifisere visse data som er viktige. Lag en score for ferdigstillelse av profiler for viktige elementer, samt for all nødvendig informasjon.

Relevante beregninger: Gjennomføringsrate per reisende

Gjennomføringsgrad per avdeling

Plassinnsikt (under prosess)

Denne KPI beskriver selskapenes kunnskap om selskapets reisende under en tur. Dette inkluderer å vite om de er på flyplassen eller ombord på en flytur, og kjenne til overnattingsstedets detaljer og reiserute.

Mål dette ved å dele antall reisende du har minst ett stedsrelatert stykke data for med det totale antall reisende.

For å flytte denne nålen må du etablere tydelige rapporteringskanaler. Å bestille apper automatiserer for eksempel innsamlingen av data og gjør det mulig for reisende å sende sanntidsoppdateringer til selskapet.

Relevante beregninger:

  • Antall reisende du X antall stedsrelaterte data for
  • Seks måneders trend i stedsinnsikt

Nøkkelprogrammetriks

På slutten av rapporten gir GBTA en referanseveiledning for viktige programmets beregninger.

  • Reisebruk - sammenligne reisekostnader på tvers av forretningsenheter, regioner eller tidsperioder.
  • Destinasjoner - kartlegge antall turer mellom lokasjoner.
  • Turformål - hvorfor reiser du? Oppfyller turene disse målene og leverer de ønskede resultatene?
  • Bruk konsentrasjon - bestemme områdene du bruker mest, for eksempel spesifikke ruter, flyreiser, kundemøter, overnatting og andre.
  • Produktivitet for reiseutgifter - sammenlign reisekostnader med virksomhetens salg og inntekter.

Avkastning (ROI)

Denne KPI er ikke en del av GBTA-rapporten som er nevnt over. Du kan påvirke og måle ROI for forskjellige ting, for eksempel:

  • investeringen din i et bestillingsverktøy
  • dine utgifter til et reiselivsselskap
  • alle bedriftens reiser

På det mest grunnleggende nivået blir ROI beregnet ved å dele netto overskudd med total investering og multiplisere dette tallet med 100 for å få en prosentandel.

Ettersom reiser innebærer et utall aktiviteter, kjøp, leverandører og atferd, kan det være vanskelig å beregne avkastning. For eksempel kan en forretningsreisende ha sikret seg en større kontrakt under en reise. Imidlertid bruker han / hun fem måneder før turen forhandler med den potensielle kunden.

Til tross for kompleksiteten, må virksomheten likevel måle avkastningen fordi den forteller deg om bedriftens reiseutgifter er verdt det.

Relevante beregninger (avhenger av hvilken investering du måler):

  • Netto fortjeneste per potensiell kunde
  • Total investering per tur
  • Kostnader for bestillingsplattform vs besparelser oppnådd gjennom bookingplattform

Bruke KPIer og viktige beregninger på virksomheten din

KPIer og viktige beregninger gir mening for organisasjonens, bransjens og forretningsmålene dine.

Diskuter med kjernelederteamet ditt, så vel som forskjellige avdelinger i selskapet ditt, for å finne ut hva KPI-er du vil legge til eller fjerne fra listen. Du kan også endre definisjonene for å bruke dem på bedriftens reiseprogrammål og reisemønstre.

På slutten av dagen er tall bare tall. Det er konteksten som forvandler dem til forretningsdrivere.

Over til deg

Bestillingsplattformer som Travelstop hjelper deg med å oppdage kritisk innsikt i bedriftens reiseprogram ved å berike kvaliteten og fullstendigheten til reiselaterte data. Du kan finne all data på ett sted, det være seg for flyreiser, hotellrom, reiseruter eller reiseutgifter. Overvåking av bedriftens reisepolitiske etterlevelse blir en lek.

Det gjør også bestillingsprosessen effektiv for ansatte. Apper hjelper forretningsreisende med å lage komplette profiler, bestille flyreiser og overnatting, og registrere og oppdatere reiseruten sin. Til gjengjeld bruker selskaper dataene reisende gir for å forbedre bedriftens reiseopplevelse og output.

Til slutt er det en vinn-vinn-situasjon for alle.

I en begrenset periode lar vi tidlige brukere teste ut Travelstop gratis. Kom og gi den en hvirvel, og se hvordan det endrer forretningsreiselivet ditt fullstendig.

Travelstop: Forretningsreiser, kostnadsstyring og innsikt - i én plattform

Opprinnelig publisert på blog.travelstop.com 23. oktober 2018.