Reisepolitikk som alle vil elske (+ mal)

Travelstop - Reisepolitikk for alle som alle vil elske (+ mal)

Enten du er en liten bedriftseier eller driver en MNC, kan forretningsreise dine gjøres mer effektive og effektiv med en forretningsreise.

En godt utformet bedriftsreiserpolitikk hjelper ikke bare til å opprettholde orden gjennom hele reiseprosessen, fra bestilling av hoteller og flybilletter til hvordan ansatte skal sende inn krav på slutten av en tur. Det fremmer også etterlevelse, sparer selskapet penger, forbedrer reisende sikkerhet og forhindrer svindel.

For det formål må reiseledere ikke bare vurdere organisasjonens behov og ønsker, men også for de ansatte.

En reiselivs sjekkliste

For moderne ansatte er bekvemmelighet nøkkelen til forretningsreise. En fersk undersøkelse avdekket at asiatiske forretningsreisende for eksempel prioriterer bekvemmelighet og praktisk fremfor alt. Forskning på amerikanske forretningsreisende ga lignende funn.

Det betyr at dagens forretningsreisende sannsynligvis vil ta praktiske hotellplasser og flytider over frokostbufféer og billetter til forretningsklasse.

Ved å vurdere de ansattes reisebehov og preferanser, kan du mer sannsynlig lage en reisepolicy som øker overholdelsesgraden. Overholdelse vil på sin side hjelpe selskapet med å redusere reisekostnadene og sørge for at ansatte er trygge mens de er på forretningsreise.

Og ved å øke bekvemmeligheten og sikkerheten i løpet av turen, kan du satse på at forretningsreisende vil kunne fokusere bedre på å representere selskapet ditt og oppnå sine mål for turen.

For å lage en forretningsreise som tilfredsstiller både organisasjonens og de ansattes behov, må du huske følgende aspekter:

utdanning

Generelt sett ønsker de ansatte å overholde retningslinjene. Når de ikke gjør det, er det ofte fordi de ikke klart forstår reglene.

For å forbedre etterlevelsen, bør policyen gi en klar oversikt over målene dine og hvordan forretningsreiser kan hjelpe deg med å oppnå dem.

Du må også trene de som har tilsyn med forretningsreiseprosessene, for eksempel administratorer, for å sikre at de kjenner bedriftens reisepolitikk utenat. Tren dem og dine reisende i å bruke reisebestillingsverktøyene dine.

Tydelighet i kommunikasjon

Definer nøkkelsetninger, krav og regler som kan forvirre. Hvis det er noen straffer for manglende overholdelse, forklar disse tydelig.

Reduser rom for feil ved å gjøre refusjonsprosessen oversiktlig, brukervennlig og enkel å navigere. Til slutt, sørg for at policyen er lett tilgjengelig, slik at ansatte når som helst kan henvise til den.

Incitamenter etterlevelse

Tenk på innovative måter å gjøre retningslinjene mer attraktive for reisende. For eksempel, når ansatte bor på et hotell eller velger et flyselskap fra en godkjent liste, kan de få lov til å beholde lojalitetspoengene eller kredittene for personlig bruk.

Feedback loop

Når du ruller ut og tester bedriftens reisepolitikk, må du ønske velkommen muligheter for forbedring. Gjør det enkelt for ansatte å gi tilbakemelding om regler, krav og prosesser.

Når du forstår dine ansattes opplevelser under forretningsreiser, kan du forbedre hele reise- og bestillingsopplevelsen. Det kan føre til en høyere samsvarskrav, større jobb- og reisetilfredshet og mindre reiselaterte belastninger - uten å måtte påføre ekstra kostnader. Alle er glade.

Aktsomhetsplikt

Se på nye og nye teknologier som lar deg finne ansatte mens de er borte. Forsikre deg om at kontakt- og nødkontaktdetaljene dine er tilgjengelige på reisestyringsplattformen din.

Hvis det er mulig, informer ansatte om potensielle risikoer eller farer i forskjellige steder før du reiser, og gi relevant informasjon om ressurser og støtte som de kan få tilgang til i tilfelle en nødsituasjon.

Hold deg oppdatert på reisetrender, som for eksempel fritidsreiser. Forstå bedriftens reisepreferanser til tusenårsansatte, som vil utgjøre 75 prosent av den globale arbeidsstyrken innen 2025.

En årlig gjennomgang av bedriftens reisepolicy vil tillate deg å fjerne aspekter som har blitt irrelevante eller foreldede. Det er også en mulighet til å avgrense retningslinjene når du tar hensyn til nye reisetrender, for eksempel økningen i delingsøkonomien.

Travelstop - Sjekklistmal for bedriftens reisepolitikk

En mal for bedriftens reisepolitikk

Her er en oversikt over viktige elementer som skal inkluderes i bedriftens reisepolitikk.

Introduksjon

Dette er din mulighet til å gi en kort og kortfattet forklaring om målene for bedriftens reisepolitikk (f.eks. Spare penger, sikre reisendes sikkerhet, effektivisere reisebestillings- og refusjonsprosessen).

Det er også her du forklarer hvordan forretningsreiser hjelper selskapet med å nå sine mål og oppdrag. På denne måten lar du reisende vite hvor viktig rollene deres er.

innhold

En innholdsfortegnelse hjelper leserne med å finne de aktuelle delene av selskapets reisepolitikk.

Ansattes sikkerhet

Gitt selskapets omsorgsplikt, er det viktig å:

  • Påminn reisende om å oppgi nødkontakter og sende inn detaljer om reiseruten sin før du reiser
  • Gi informasjon om selskapets reiseforsikringspolicy eller hvor du får tilgang til den
  • Forsyn ansatte til et kontaktpunkt i nødstilfeller
  • Forklar hvilke prosedyrer reisende skal følge i tilfelle en ulykke, en nødsituasjon eller en alvorlig sykdom

Reiseutgifter

Reisekostnadene inkluderer transport, losji, måltider og underholdning. En underholdningskostnad kan bestå i å ta klienten ut på middag eller til et basketballspill.

Vær tydelig på om det er obligatorisk å bestille fra listen over foretrukne leverandører eller om ansatte skal finne det laveste alternativet der det er mulig.

De forskjellige utgiftene kan deles inn i forskjellige kategorier for enklere referanse:

  • Transport: luft- og bakketransport
  • Overnatting
  • måltider
  • Mobiltelefon og internett
  • Underholdning
  • Medisinsk
  • Ikke-refunderbare utgifter (gi eksempler, for eksempel toalettsaker)

🛩 Flyreiser

Denne delen skal svare på spørsmål som:

  • Har du et foretrukket nettsted eller et online bestillingsverktøy?
  • Når må flybilletter kjøpes før du reiser?
  • Bør alle flybilletter være i økonomiklasse, eller er det situasjoner der bestilling av forretningsklasse er et alternativ?
  • Kan ansatte bruke hyppige fordeler med flygeblad?

Transport til bakken (personbil, leiebil, jernbane, førerhus, deling av turer)

  • Er det en foretrukket transportform? Vær tydelig på hvor mye fleksibilitet ansatte har når de velger transport.
  • Er det en maksimal dagpenger?
  • Hvis ansatte kjører sin personlige bil eller leier en, refunderes kostnadene for bensin?
  • Hva med parkeringsavgift og bompenger?

Innkvartering

  • Bør ansatte alltid bestille fra en liste over foretrukne leverandører? I så fall, hva om den foretrukne leverandøren er fullbooket?
  • Hvilke typer hotellrom er akseptable?
  • Er det et maksimalt budsjett per natt?
  • Hvis ansatte bestemmer seg for å utvide bookingen og / eller har et familiemedlem som reiser med dem, hva refunderes og hva er det ikke?
  • Må innkvarteringen ligge innenfor en viss avstand fra hovedområdet, som for eksempel et utstillingssenter?
  • Står reisende fritt til å bestille overnatting så lenge de holder seg innenfor et gitt budsjett?
  • Kan reisende velge Airbnb i stedet?

Måltider

  • Vil selskapet godtgjøre frokost, lunsj og middag?

Mobiltelefon og internett

  • Er det kostnadsfritt å betale for mobiltelefon?
  • Bør reisende kjøpe lokale SIM-kort eller WiFi-lomme?

Expenses Utgifter til underholdning

Angi hva som anses som en rimelig underholdningskostnad.
Spesifiser hvilke underholdningsutgifter som krever forhåndsgodkjenning, og hvilke ikke.

Medisinske utgifter

Kan et legebesøk kreves med kvittering?

Expenses Ikke refunderbare utgifter

  • Identifiser varene som ikke kan refunderes, for eksempel toalettsaker.
  • Forklar situasjoner når unntak gjelder. For eksempel, hvis flyselskapet mister reisens bagasje, må han eller hun kjøpe toalettsaker og klær.

Rapporterings- og refusjonsprosedyrer

Det er her du kan gi de ansatte den nødvendige informasjonen for å søke om refusjon for reiseutgiftene deres. Her er noen få punkter du kan ta med:

  • Påminn reisende om at de trenger å fylle ut en utgiftsrapport
  • Vær tydelig på informasjonen de trenger å gi - f.eks. kvitteringer, navn på leverandører, formålet med turen
  • Frister for innlevering av refusjonskrav
  • Gi ansatte beskjed om hvor lang tid Kontoer tar å godkjenne (og avvise) krav
    Enda bedre, hvis du bruker en app eller plattform for å digitalisere kvitteringer og automatisere refusjonskrav, kan du forklare prosessen med skjermbilder eller en video

andre

Forklar hvordan ansatte kan gi tilbakemelding på policyen. Angi konsekvensene av eventuell manglende overholdelse.

Identifiser en god plattform for reiseledelse som lar deg strømlinjeforme forretningsrutinene og automatisk anvende aspekter av reisepolitikken. Med en reisepolitikk som er innebygd i reiseadministrasjonsverktøyet ditt, trenger ikke ansatte lenger å gjette seg selv når de tar beslutninger om reisebestilling.

Med en reiseadministrasjonsplattform kan du også konsolidere all nødvendig informasjon om forretningsreisende (for eksempel deres reiserute, kontaktinformasjon og nødsituasjonskontakter) for å maksimere reisende sikkerhet. Risikoen for falske utgiftsrapporteringer vil minimeres ved å ha innebygd utgiftsrapportering og ved å konfigurere de forskjellige utgiftskategoriene i systemet, fjerne eventuell uklarhet i prosessen.

Travelstop - Sjekklistmal for bedriftens reisepolitikk

Begynn å skrive bedriftens reisepolitikk

Hvis du ikke har noen forretningsreise ennå, eller hvis du ikke har oppdatert den på en stund, er det på tide å gjøre det. Bruk denne malen som utgangspunkt. Husk å gjøre retningslinjene klare, enkle, visuelle og forståelige. Forretningsreisene dine blir desto bedre for det.

Opprinnelig publisert på blog.travelstop.com 18. februar 2019.